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Foto: Archivo general de la nación

La conservación de la información pública

El Estado esta obligado a  crear y mantener registros públicos de manera profesional para que el derecho a la información pueda ejercerse a plenitud

Publicado: 2015-04-14

El Tribunal Constitucional ha señalado que, frente a un pedido de acceso a la información pública, no se puede apelar a la inexistencia de la información para eludir la obligación de brindarla, “siendo necesario agotar todas las diligencias necesarias a efectos de localizar la información requerida” o, de constatarse el extravío, se “debe disponer la reconstrucción del expediente administrativo correspondiente para luego de ello cumplir con su entrega en copias” (Exp. N° 01410-2011-PHD/TC). Cabe señalar que de no ser posible la reconstrucción total, la entidad a la que se solicita la información “se encuentra en la ineludible obligación de brindar [las copias…] en el estado en el que se encuentre” (Exp. N° 00451-2013-PHD/TC). 

Estas obligaciones se encuentran relacionadas a la obligación de las entidades públicas de conservar la información en su poder. En ese sentido, el Artículo 21 del T.U.O. de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LTAIP) establece la responsabilidad de “crear y mantener registros públicos de manera profesional para que el derecho a la información pueda ejercerse a plenitud”.

Recientemente, en el Exp. N° 04865-2013-PHD/TC, el Tribunal ha ido más allá, estableciendo que además de entregar la información solicitada, existen ciertas obligaciones que deben procurar cumplir las entidades sujetas a la LTAIP respecto al archivo y conservación de la información en su poder, a fin de garantizar la plena vigencia del derecho de acceso a la información pública.

El caso trataba de un regidor de la Municipalidad Distrital de El Tambo Huancayo que solicitó vía hábeas data copia de las cintas magnetofónicas (cassette) de tres Sesiones de Concejo. La Municipalidad demandada denegó el pedido de información manifestando no tener la capacidad tecnológica necesaria para realizar copias del cassette o su grabación en CD, ofreciéndose a entregar lo solicitad a través de una transcripción del audio o que el demandante cubra el costo de un estudio de grabación privado. El Tribunal Constitucional declaró fundada la demanda estableciendo que es obligación de la entidad demandada entregar la información en el mismo formato en el que se solicita, y que el solicitante sólo debe abonar el costo de reproducción de la información requerida, la que no debe incluir ningún pago o carga adicional.

En dicha sentencia, el TC explicó que “[s]i una entidad pública posee la información que se le solicita en un determinado soporte o formato, cuando menos tiene la obligación de entregarla en ese mismo soporte, a menos que se trate de uno palmariamente caduco o que hace impracticable su acceso”.

Pero además, añadió que el derecho de acceso a la información contiene mandatos de optimización (que deben ser cumplidos en la mayor medida posible) que obligan a las entidades públicas a:

1) Mantener en condiciones idóneas la información que poseen: es decir, en condiciones que permitan su acceso, uso y aprovechamiento efectivo y futuro. Esto último implica que las entidades –en el marco de sus demás deberes y compromisos constitucionales– deben actualizar los medios o soportes en los que la información pública se encuentra almacenada, salvaguardando en todo caso la integridad y fidelidad de su contenido

2) Crear y conservar toda información en soportes actuales y bajo estándares accesibles. En otras palabras, deben facilitar que la información que poseen pueda ser entregada y reproducida de la forma más sencilla, económica, idónea y segura posible (mandato de optimización).

Efectivamente, un documento público puede estar contenido en cualquier tipo de soporte (papel, disco duro, CD, DVD, entre otros) y, por lo tanto, es obligación de las entidades públicas conservar no sólo los documentos físicos tradicionales, sino también los documentos digitales. Ello implica que, desde el momento de su creación, deba procurarse el empleo de tecnología que asegure no sólo su conservación a largo plazo sino también un acceso cada vez más eficiente y, por lo tanto, cada vez menos costoso.

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Dania Coz Barón  
Gerente de la base de datos "Justicia y Transparencia"  dcoz@justiciaytransparencia.pe

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Justicia y Transparencia

Archivo web de sentencias sobre acceso a la información pública y protección de datos personales: www.justiciaytransparencia.pe


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