En nuestro ordenamiento constitucional, el proceso de Hábeas Data se rige por el procedimiento previsto para el proceso de Amparo (art. 65° del Código Procesal Constitucional, en adelante “CPC”). Ello significa que la demanda en un proceso de hábeas data deberá contener los mismos requisitos que la demanda en un proceso de amparo, salvo dos excepciones: 1) En el caso del proceso de hábeas data no se exige la firma de un abogado para la presentación de la demanda; y, 2) Se debe cumplir con el requisito especial de la demanda que establece el artículo 62° del CPC:  

“Para la procedencia del hábeas data se requerirá que el demandante previamente haya reclamado, por documento de fecha cierta, el respeto de los derechos a que se refiere el artículo anterior (…)”

¿Qué es un documento de fecha cierta?

Es simplemente una comunicación en la que consta que el peticionario puso en conocimiento de una entidad su deseo de obtener determinada información pública, o conocer, actualizar, incluir, suprimir y/o rectificar sus datos personales. Este documento deberá contener “la expresión concreta, precisa y clara de lo que se solicita” (Exp. N° 08427-2006-PHD/TC) y puede ser presentado a través del Formulario aprobado por la Ley de Transparencia o una carta simple.

Antes, con la antigua Ley de Hábeas Data, (Ley Nº 26301), se exigía que éste requerimiento sea realizado por conducto notarial, pero incluso desde antes de la entrada en vigencia del Código Procesal Constitucional -01 de diciembre de 2004- el Tribunal Constitucional viene interpretando el requerimiento previo se satisface con la presentación de una solicitud simple.

En efecto, en la sentencia recaída en el EXP N° 03278-2003-PHD/TC, el TC observó que el propósito de la carta notarial era que “antes de iniciarse una acción judicial, se requiera administrativamente la información solicitada”, es decir, poner en conocimiento de la entidad pública que se le está solicitando determinada información y darle la oportunidad de atender la solicitud.

En ese sentido, el Tribunal Constitucional concluyó que exigir que dicho requerimiento se realice vía notarial, pese a que con la solicitud simple se cumplió con el propósito de la ley, significaba “admitir que los derechos fundamentales valgan en el ámbito de la ley, y no a la inversa, esto es, que las leyes valgan en el ámbito de los derechos fundamentales, como debe ser en un Estado constitucional de derecho”.

¿Cuándo un documento simple adquiere fecha cierta?

A falta de definición en el Código Procesal Constitucional, algunos Jueces han acudido al Código Procesal Civil para interpretar qué es lo que se entiende por documento de fecha cierta en sede constitucional. Dicho cuerpo normativo establece:

“Artículo 245.- Un documento privado adquiere fecha cierta y produce eficacia jurídica como tal en el proceso desde: 1. La muerte del otorgante; 2. La presentación del documento ante funcionario público; 3. La presentación del documento ante notario público, para que certifique la fecha o legalice las firmas; 4. La difusión a través de un medio público de fecha determinada o determinable; y 5. Otros casos análogos. Excepcionalmente, el Juez puede considerar como fecha cierta la que haya sido determinada por medios técnicos que le produzcan convicción.”

En el caso de las entidades públicas, bastaría que el documento haya sido presentado en mesa de partes. Pero, en el caso de las entidades privadas que brindan servicios públicos o ejercen funciones administrativas, el Tribunal Constitucional ha considerado que exigir que la solicitud cumpla con alguno de los presupuestos establecidos en el artículo precitado constituye una carga procesal innecesaria para el peticionario; considerando como suficiente que la solicitud tenga firma y sello de recepción de la entidad (Exp. 03803-2008-PHD/TC, 04339-2008-PHD/TC, y N° 02636-2009-PHD/TC).

Incluso, el Tribunal Constitucional ha dado por satisfecho este requisito cuando, pese a no existir constancia de recepción, se ha podido constatar que la entidad demandada tuvo conocimiento del documento y su contenido.

En efecto, en el Auto recaído en el Exp. N° 02818-2013-PHD/TC, sobre un caso en el que se solicita acceso directo a los archivos de control de asistencia del personal y copia del libro de mesa de partes de un Centro de Salud, el demandante cumplió con adjuntar copia de los formularios de acceso a la información. Sin embargo, al no tener sello, fecha o la firma del funcionario que los recepcionó, la demanda de hábeas data fue declarada improcedente de manera liminar por el Juez de primera instancia y la Sala revisora. Sin embargo, el Tribunal Constitucional observó a través de unos memorandos y la propia respuesta negativa de brindar la información solicitada que la entidad demandada si conoció las solicitudes de información.

Interpretaciones adecuadas, desde nuestro punto de vista, pues los procesos constitucionales es rigen por los principio de informalidad procesal y pro actione, reconocidos en el artículo III del Título Preliminar del Código Procesal Constitucional, que establecen que se deberán “adecuar la exigencia de las formalidades previstas en [el] Código al logro de los fines de los procesos constitucionales” y que “[c]uando en un proceso constitucional se presente una duda razonable respecto de si el proceso debe declararse concluido, el Juez y el Tribunal Constitucional declararán su continuación”.

EL DATO: También se tiene por cumplido el requisito especial de la demanda si se constata que la entidad se negó a recibir la solicitud de acceso a la información pública (Exp. N° 01347-2010-PHD/TC).

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